I buoni sistemi procure-to-pay (P2P) sono in grado di gestire grandi quantità di spesa eliminando gli acquisti fuori contratto e non normati. Tuttavia, la semplice installazione di uno strumento procure-to-pay non garantirà alla vostra azienda il miglioramento della reportistica, dell’utilizzo o della conformità.
Affinché la vostra suite procure-to-pay possa veramente essere definita un successo, deve apportare un cambiamento radicale nell’utilizzo del contratto. E, per raggiungere questo obiettivo, deve consentire agli acquirenti di ottenere ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, in un modo che colleghi perfettamente le richieste agli acquisti e alla contabilità. Cosa altrettanto importante: i vostri utenti devono poter fare i loro acquisti con un’esperienza semplice e intuitiva che massimizzi sia l’adozione che l’utilizzo del contratto.
GEP SMARTTM unifica il processo dall’ordine alla fattura al processo source-to-contract, collegando efficacemente ogni ordine a un contratto, a un piano e a un obiettivo. Fornisce funzionalità procure-to-pay complete, dalla ricerca degli articoli all’abbinamento delle fatture e all’autorizzazione dei pagamenti, con la migliore esperienza utente del settore. Facile da usare e da implementare, GEP SMART può essere implementato rapidamente su più linee aziendali, portando risultati rivoluzionari.
Esperienza utente: fondamentale per il successo P2P
Offrite ai vostri acquirenti un’applicazione procure-to-pay che rappresenti un’esperienza di acquisto sorprendente e conveniente simile a quella del consumatore, consentendo loro di trovare ciò che stanno cercando con un processo rapido e intuitivo. Consentite loro di fare acquisti direttamente dal contratto o dall’ordine programmato. Acquisti guidati di GEP SMART offre un accesso rapido e semplice a ciò di cui avete bisogno in questo momento, indipendentemente dal fatto che l’articolo sia presente o meno nei cataloghi (hosted e punchout, inventari interni o siti web dei fornitori). Gli utenti possono confrontare articoli di diversi fornitori o linee, riempire i carrelli ed effettuare ordini facilmente tracciabili. Questo non solo massimizza la conformità e l’utilizzo, ma assicura anche la piena visibilità del processo.
L’automazione aumenta la conformità e riduce i tempi di elaborazione.
L’applicazione delle politiche diventa molto più semplice quando gli acquirenti dispongono di un sistema che consente loro di procurarsi il prodotto giusto dal venditore giusto al prezzo giusto e di ottenerlo anche più velocemente. Il motore di approvvigionamento di GEP SMART accelera il flusso di lavoro e il processo di approvazione, offrendo tempi di ciclo degli ordini di acquisto più brevi, più ordini di acquisto elaborati in meno tempo e tempi di consegna dei fornitori più brevi. Non è solo facile, è anche flessibile, scalabile e trasparente.
INTELLIGENTE
INTUITIVO
OMNICOMPRENSIVO
Mobile
NATIVO PER IL CLOUD
MIGLIORE DELLA CATEGORIA
POTENTE
RIVOLUZIONARIO
SOFTWARE PROCURE-TO-PAY
La funzionalità omnicomprensiva procure-to-pay di GEP SMART copre l’intero processo di acquisto, dalla richiesta all’approvazione, l’abbinamento automatico a tre vie e la gestione delle eccezioni, la comunicazione con i fornitori e la gestione delle relazioni, il pagamento e la reportistica. L’implementazione è semplice e rapida, con eccellenti capacità di integrazione legacy, design accattivante e formazione minima richiesta per qualsiasi livello di utente.
Facilità di richiesta e acquisto
Create e approvate elettronicamente le richieste per tutte le spese di catalogo e non. Offrite ai vostri utenti la facilità e la libertà di acquistare ciò di cui hanno bisogno, ogni volta che ne hanno bisogno, senza ritardi.
Cataloghi di facile consultazione
Offrite ai vostri utenti la comodità di un’esperienza di acquisto simile al consumatore per una migliore adozione. La semplice interfaccia del catalogo di GEP SMART consente agli utenti di selezionare gli articoli del catalogo hosted o punch-out e di inserirli direttamente nel carrello.
Ordini di acquisto tracciabili
Create facilmente ordini di acquisto (PO, Purchase Orders) con necessità di richiesta o meno. Tenete traccia dei vostri ordini di acquisto in ogni fase con lo stesso livello di facilità. Ottenete accesso immediato allo stato degli ordini di acquisto in corso e in scadenza con un semplice paio di clic.
Gestione delle fatture
Semplificate la gestione delle fatture con l’ordine di acquisto riga per riga e le funzionalità di abbinamento delle fatture a più vie. Utilizzate l’approvazione automatica delle fatture per un’elaborazione più rapida e mantenete comunque le vostre fatture senza errori con la possibilità di contrassegnare le eccezioni per un intervento rapido.
Scontistica dinamica
Consentite al vostro team finanziario di trovare e/o creare nuove opportunità di risparmio. Sfruttate al meglio il denaro contante rivendicando gli sconti fornitori previsti come incentivo per il pagamento anticipato delle fatture.
Flussi di lavoro completi
Scegliete come lavorare: personalizzate i vostri flussi di lavoro di richiesta per il pagamento (failover, delega ed escalation) per adattarli al meglio a diverse unità aziendali, paesi e codici fiscali.
“Abbiamo selezionato GEP SMART e consegnato P2P in sette mesi. I risultati parlano da soli. Risparmio quadruplicato e riduzione del 50% dei tempi di lavorazione. E questo indicatore sta migliorando continuamente”.
Guardate cosa potete fare
Automatizzare tutti i processi a valle. Ridurre i tempi di elaborazione, gli sforzi, gli errori e le pratiche burocratiche.
Analizzare i modelli di spesa per categoria, fornitore o area geografica. Individuare nuove opportunità di risparmio.
“Trasformare” aste completate e altri atti di acquisto direttamente in richieste con pochi clic.
Create richieste per grandi quantità o articoli costosi per fare offerte e trasformarle in atti di approvvigionamento tattico.
Configurate la merce ricevuta come commodity. Generate ricevute parziali o complete, con opzioni di consegna e corrispondenza assortite.
Mantenete un solido registro di controllo. Registrate tutti i dati rilevanti nel corso del ciclo di vita della fatturazione.
1000
New Contracts Per Month
$50
Billion In Spend 140 Countries
10,000+
Vendors Across Multiple Countries
Perché GEP SMART
La piattaforma software per gli acquisti GEP SMART aumenta il controllo, la conformità e l’efficienza dei processi, e riduce le pratiche burocratiche, gli errori di elaborazione e i costi, con una curva di apprendimento minima. Dall’ordine alla fattura, le vostre operazioni di acquisto diventeranno più efficienti, facendo acquisire preziose informazioni sui modelli di spesa e facendo risparmiare tempo e denaro.
- Automazione completa purchase-to-pay: le richieste di acquisto vengono trasformate in ordini di acquisto e inviate ai fornitori per l’evasione, il tutto in modo digitale e automatico.
- Convalida, corrispondenza delle fatture, gestione delle eccezioni e riconciliazione necessarie per la contabilità fornitori.
- Monitoraggio dei risparmi, fin dall’identificazione delle opportunità, attraverso l’approvvigionamento, la contrattazione e l’elaborazione degli ordini.
- Business intelligence integrata che consente la supervisione dell’intero ciclo source-to-pay, massimizzando i risparmi realizzati.
Domande frequenti
Il software GEP SMART P2P offre agli utenti la flessibilità di configurare in modo personalizzato i flussi di lavoro di approvazione. Tutti gli approvatori (seriali, paralleli e pool) e le approvazioni automatiche sono decisi da una combinazione di variabili. La richiesta di acquisto e il processo di approvazione possono essere semplificati consentendo l’inoltro diretto di richieste di acquisto a basso rischio, di basso valore e basate su catalogo a fornitori pre-approvati, e l’invio di altre richieste di acquisto al personale designato.
Sì, la soluzione procure-to-pay GEP SMART è dotata di dashboard interattive che consentono di monitorare gli ordini di acquisto aperti e completati a tutti i livelli, in un’unica comoda visualizzazione, indipendentemente dal fatto che le richieste di acquisto siano allegate.
Sì, GEP SMART è in grado di eseguire l’abbinamento delle fatture a più vie, risolvendo i problemi che potrebbero causare un’eccezione della fattura. Ben prima che le fatture raggiungano la contabilità fornitori, GEP SMART esegue i processi di modifica delle fatture e degli ordini di modifica per implementare efficacemente le modifiche dei prezzi o della quantità. E poiché la forma e la composizione della fattura non incidono sul processo, GEP SMART è in grado di gestire le fatture indipendentemente dal fatto che vengano inviate senza un ordine, su carta o via e-mail.
Sì, la gestione delle relazioni con i fornitori è una delle funzioni principali della piattaforma per gli acquisti GEP SMART. GEP SMART aiuta gli utenti a monitorare le prestazioni e a mantenere in modo proattivo relazioni migliori con i fornitori. La gestione delle relazioni con i fornitori su GEP SMART offre la capacità di costruire solide strutture di governance, implementare modelli di coinvolgimento dei fornitori appropriati e partecipare a una serie di attività mirate e congiunte. Offre inoltre agli utenti la possibilità di definire piani d’azione, assegnare le parti interessate e misurare i risultati degli impegni con i fornitori.
Gli strumenti P2P autonomi spesso non riescono a collegare in modo efficiente tutti i processi del ciclo S2P, ostacolando la collaborazione e soffocando il flusso di lavoro. GEP SMART, invece, è molto più di una piattaforma procure-to-pay. È una piattaforma per gli acquisti completa, unificata, source-to-pay con P2P come parte integrante. GEP SMART consente alle aziende di semplificare e automatizzare il proprio processo S2P end-to-end, tra cui la gestione della spesa, l’approvvigionamento, la gestione dei contratti, la gestione dei fornitori, il P2P, il monitoraggio dei risparmi e molto altro.
In base alle regole aziendali da applicare, GEP SMART consente agli utenti di correggere, revocare o modificare facilmente gli ordini di acquisto. GEP SMART può essere interamente personalizzato per allinearsi alla modalità operativa della vostra azienda. Potete integrare completamente le vostre politiche e i vostri processi nel software, con gli esperti degli acquisti di GEP che vi aiuteranno anche a delineare le politiche delle migliori pratiche da zero.
GEP SMART vi offre la flessibilità di controllare i diritti e le autorizzazioni per ogni utente: ciò significa che potete dare o meno il consenso agli utenti di preparare o approvare le richieste di acquisto. Inoltre, potete configurare in modo personalizzato la gerarchia di approvazione della richiesta in base alla vostra struttura organizzativa e riconfigurarla secondo necessità successivamente.
Sì, potete creare una richiesta per interagire con fornitori indipendenti su GEP SMART e quindi eseguirla attraverso una gerarchia di approvazione prima dell’elaborazione. Tuttavia, la migliore pratica abituale è quella di coinvolgere fornitori pre-approvati per limitare gli acquisti fuori contratto. Ad ogni modo, è possibile procurarsi una richiesta ad hoc che sia all’altezza dei concorrenti per ottenere i migliori risultati, poiché in qualsiasi momento è anche possibile “inviare richieste di offerta”.
L’approvatore che non approvi o rifiuti la richiesta entro il periodo stabilito riceverà un promemoria generato dal sistema. Se non risponde a questi avvisi, il richiedente può revocare e annullare la richiesta, oppure inviarla nuovamente dopo aver selezionato un altro approvatore. Il software GEP SMART procure-to-pay può anche essere configurato per reindirizzare le approvazioni ad altri membri dello stesso pool di approvazioni.
Sì. I flussi di lavoro sul software GEP SMART procure-to-pay possono essere personalizzati come gerarchici, paralleli o pool. Questo è simile al modo in cui le approvazioni possono essere configurate in base al valore, alla categoria, all’area geografica e all’unità aziendale. Questi flussi di lavoro possono quindi essere applicati alle richieste di acquisto e/o agli ordini di acquisto e possono variare a seconda della soluzione migliore per l’azienda.
Sì. Il software GEP SMART procure-to-pay prevede ruoli utente completi, il che significa che il software comprende chi siete, automatizza le approvazioni e compila le richieste e gli ordini con codici contabili e di altro tipo senza alcun intervento manuale.
