Les processus d’approvisionnement manuels prennent du temps et sont sujets à des erreurs, ce qui entraîne des achats inefficaces, des dépenses non conformes et des opportunités d’économies manquées.
Basé sur l'IA de la plateforme GEP QUANTUM, le logiciel d'approvisionnement GEP SMART automatise et optimise l'ensemble du processus d'approvisionnement de bout en bout, réduisant ainsi les erreurs et améliorant l'efficacité. Il offre une visibilité complète, favorise la collaboration et offre une expérience utilisateur intuitive avec une gestion avancée des achats qui guide les utilisateurs occasionnels et les acheteurs tout au long d'un parcours d'achat fluide.
Logiciel Procure-to-Pay
Fonctions de base pour rationaliser les achats
La fonctionnalité P2P complète de GEP SMART couvre l’ensemble du processus d’achat. La mise en œuvre est simple et rapide, avec de superbes capacités d’intégration héritée, une conception attrayante et une formation minimale requise pour tout niveau d’utilisateur.
Automatisation des factures
Automatisez l'ensemble du processus de facturation pour une expérience sans contact, en capturant et en extrayant les données de facturation pour améliorer la précision. Assurez la conformité globale et l'exactitude des factures grâce à la correspondance N-way et gérez les flux de trésorerie pour favoriser des opérations plus fluides.
Gestion des paiements
Optimisez les paiements électroniques, prenez en charge les principales méthodes de paiement (y compris les cartes virtuelles) et facilitez les paiements rapides et précis aux fournisseurs pour minimiser les coûts de fonds de roulement, tirer parti des remises dynamiques et optimiser les flux de trésorerie.
Conformité et détection des fraudes
Assurez la conformité aux exigences réglementaires et internes tout en prévenant la fraude grâce à des algorithmes et des analyses avancés. Tirez parti des dernières fonctionnalités de carte virtuelle pour renforcer la sécurité et protéger les données financières sensibles.
Gestion du budget
Créez et gérez des budgets alignés sur les objectifs de votre organisation, surveillez-les avec des contrôles d'utilisation, suivez la consommation et intégrez-les à n'importe quel système ERP pour augmenter l'efficacité, réduire les coûts et garantir l'exactitude et la conformité financière.
Gestion des stocks et des entrepôts
Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur vos stocks grâce à une solution centralisée pour optimiser la consommation de marchandises, la planification des achats, le réapprovisionnement des commandes et les marchandises reçues. Assurez un approvisionnement efficace en matériel direct et en MRO (maintenance, réparation, opérations).
Faites-en plus avec le logiciel GEP SMART Procure-To-Pay
- Automatisez les processus en aval. Réduisez le temps de traitement, les efforts, les erreurs et la paperasse.
- Analysez les habitudes de dépenses par catégorie, fournisseur ou zone géographique. Identifiez de nouvelles opportunités d'économies.
- « Transformez » les negotiations terminées et autres événements d’approvisionnement directement en demandes en quelques clics.
- Créez des demandes d'enchères en grande quantité ou à forte valeur ajoutée et transformez-les en événements d'approvisionnement.
- Configurez les marchandises par produit. Générez des reçus partiels ou complets avec diverses options de dépôt et de correspondance.
- Maintenez un journal d'audit fiable. Enregistrez les données pertinentes tout au long du cycle de facturation.
Facteurs de différenciation clés pour une valeur durable
Orchestration des achats
Facilitez l'orchestration de bout en bout des flux de travail S2P et de la chaîne d'approvisionnement grâce à une solution d'approvisionnement complète qui génère des résultats stratégiques et opérationnels. Tirez parti de l'approvisionnement autonome pour acheminer les demandes des utilisateurs vers le meilleur canal, garantissant ainsi la transparence, une expérience utilisateur supérieure et une conformité stricte.
Fortes capacités de matières premières directes
Bénéficiez d'une visibilité sur la fabrication, le contrôle qualité, les stocks gérés par les fournisseurs, les opérations d'entrepôt, la gestion des nomenclatures et les alertes d'expédition avancées. Favorisez une collaboration transparente avec les fournisseurs tout au long du cycle de vie du produit pour réduire les coûts, atténuer les risques et améliorer l'innovation.
Flux de travail configurable
Utilisez des outils simples de type glisser-déposer pour créer des flux de travail flexibles qui s'adaptent aux besoins de votre entreprise sans nécessiter de support informatique important. Cette approche améliore la visibilité et accélère les réponses. Activez une approche basée sur les personas pour favoriser des flux de travail efficaces, améliorer la visibilité et des réponses rapides pour des résultats optimaux.
Conformité ESG rigoureuse
Collaborez avec des fournisseurs durables pour garantir la conformité tout au long du P2P, avec un routage automatique vers ceux qui répondent aux normes de votre organisation. Bénéficiez d'une visibilité complète, définissez des bases de référence, des objectifs et gérez et rapportez efficacement les performances ESG pour répondre aux exigences de conformité.
IA avancée, analyses et rapports
Suivez les KPI, identifiez les opportunités de réduction des coûts et les améliorations des processus, et générez des rapports personnalisés à l'aide de l'IA générative et d'analyses puissantes pour une visibilité sur les performances d'approvisionnement et les mesures des fournisseurs.
Conformité de la facturation mondiale
Tirez parti d'un réseau de facturation électronique ouvert et sophistiqué pour faciliter la conformité des factures électroniques à l'échelle mondiale tout en rationalisant les processus commerciaux, afin de vous conformer aux réglementations de facturation et aux exigences fiscales locales. Utilisez la base de connaissances sur la réglementation juridique locale pour garantir la conformité et réduire le risque de continuité des activités.
Questions fréquemment posées
Le logiciel GEP SMART P2P offre aux utilisateurs la possibilité de configurer des flux de travail d'approbation personnalisés. Tous les approbateurs (série, parallèle et pool) et les approbations automatiques sont décidés par une combinaison de variables. Le processus de demande d'achat et d'approbation peut être simplifié en permettant aux demandes d'achat à faible risque et à faible valeur basées sur un catalogue d'être directement transmises aux fournisseurs pré-approuvés et aux autres demandes d'achat d'être envoyées au personnel désigné.
Oui, la solution GEP SMART procure-to-pay propose des tableaux de bord interactifs qui permettent de suivre les bons de commande ouverts et exécutés à tous les niveaux, dans une vue unique et pratique, que des demandes d'achat soient jointes ou non.
Oui, GEP SMART peut effectuer un rapprochement de factures multidirectionnel, résolvant ainsi les problèmes pouvant entraîner une exception de facture. Bien avant que les factures n'atteignent les comptes fournisseurs, GEP SMART exécute des processus de modification de facture et de modification de commande pour intégrer efficacement les changements de prix ou de quantité. Et comme la forme et la composition des factures n'ont aucune incidence sur le processus, GEP SMART peut gérer les factures qu'elles soient soumises sans commande, sur papier ou par courrier électronique.
Oui — la gestion des relations avec les fournisseurs est une fonction majeure de la plateforme d'approvisionnement GEP SMART. GEP SMART aide les utilisateurs à surveiller les performances et à entretenir de manière proactive de meilleures relations avec les fournisseurs. La gestion des relations avec les fournisseurs sur GEP SMART permet de construire des structures de gouvernance robustes, de déployer des modèles d'engagement des fournisseurs appropriés et de participer à un assortiment d'activités conjointes ciblées. Elle donne également aux utilisateurs le pouvoir de définir des plans d'action, d'affecter des parties prenantes et de mesurer les résultats des engagements des fournisseurs.
Les outils P2P autonomes ne parviennent souvent pas à relier efficacement tous les processus du cycle S2P, ce qui entrave la collaboration et freine le flux de travail. GEP SMART, en revanche, est bien plus qu'une plate-forme d'approvisionnement au paiement. Il s'agit d'une plate-forme d'approvisionnement complète et unifiée, de la source to pay, dont le P2P fait partie intégrante. GEP SMART permet aux entreprises de rationaliser et d'automatiser leur processus S2P de bout en bout, y compris la gestion des dépenses, sourcing, gestion des contrats, gestion des fournisseurs, P2P, suivi des économies et bien plus encore.
En fonction des règles commerciales à appliquer, GEP SMART permet aux utilisateurs de modifier, de retirer ou de changer facilement les bons de commande. GEP SMART peut être entièrement personnalisé pour refléter le fonctionnement de votre entreprise. Vous pouvez intégrer entièrement vos politiques et processus dans le logiciel. Les experts en approvisionnement de GEP vous aideront également à définir les meilleures politiques dès le départ.
GEP SMART vous offre la possibilité de contrôler les droits et les autorisations de chaque utilisateur. Vous pouvez ainsi autoriser ou restreindre la préparation ou l'approbation des demandes d'achat par les utilisateurs. De plus, vous pouvez personnaliser la hiérarchie d'approbation des demandes en fonction de votre structure organisationnelle et la reconfigurer selon vos besoins à l'avenir.
Oui, vous pouvez créer une demande pour collaborer avec des fournisseurs indépendants sur GEP SMART, puis la soumettre à une hiérarchie d'approbation avant le traitement. Cependant, la meilleure pratique habituelle consiste à collaborer avec des fournisseurs pré-approuvés pour limiter les achats hors contrat. Néanmoins, une demande ad hoc peut être obtenue de manière concurrentielle pour de meilleurs résultats, car les demandes peuvent également être « envoyées pour appel d'offres » à tout moment.
Si les approbateurs n'approuvent pas ou ne rejettent pas les demandes dans le délai imparti, ils recevront des rappels générés par le système. S'ils ne répondent pas à ces alertes, le demandeur peut soit retirer et annuler la demande, soit la soumettre à nouveau après avoir sélectionné un autre approbateur. Le logiciel GEP SMART Procure-to-Pay peut également être configuré pour rediriger les approbations vers d'autres membres de ce groupe d'approbation.
Oui. Les flux de travail du logiciel GEP SMART Procure-to-Pay peuvent être personnalisés de manière hiérarchique, parallèle ou groupée. Cela est similaire à la façon dont les approbations peuvent être configurées en fonction de la valeur, de la catégorie, de la géographie et de l'unité commerciale. Ces flux de travail peuvent ensuite être appliqués aux demandes d'achat et/ou aux bons de commande, et peuvent varier en fonction de la meilleure solution pour l'entreprise.
Oui. Le logiciel GEP SMART procure-to-pay inclut des rôles utilisateur complets, ce qui signifie que le logiciel comprend qui vous êtes, automatise les approbations et remplit les demandes et les commandes avec des codes comptables et autres sans aucune intervention manuelle.