Die transformative Kraft der künstlichen Intelligenz (KI) revolutioniert den Source-to-Pay-Prozess und wird zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Beschaffungs- und Lieferkettenteams, um die Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und strategische Chancen zu erschließen. Von der Automatisierung von Marktanalysen und der Lieferantenfindung bis hin zur Optimierung von Vertragsmanagement und Rechnungsverarbeitung – KI verändert Ihre Herangehensweise an Beschaffung, Lieferantenmanagement, Vertragswesen und Procure-to-Pay.
KI-First bedeutet Intelligenz, Leistungsfähigkeit und Erweiterbarkeit – sie hilft Ihnen, Markttrends zu erkennen, Daten zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen.
Wie sieht eine AI-First-Source-to-Pay-Lösung aus?
Der Einkauf ist traditionell mit vielen transaktionalen und zeitaufwändigen Aufgaben verbunden. KI-basierte Lösungen können viele dieser Aufgaben automatisieren, sodass Sie sich auf übergeordnete Projekte in allen Bereichen des Source-to-Pay-Prozesses konzentrieren können – wie Risikominimierung, Chancenerkennung, Wertschöpfung und strategische Transformation.
Es gibt bereits viele Anwendungsfälle für KI im gesamten Source-to-Pay-Prozess, und wir entdecken ständig neue. Aus den Rückmeldungen unserer Kunden wissen wir, wie KI-Lösungen für sie bereits heute einen großen Unterschied machen:
Künstliche Intelligenz ist seit geraumer Zeit die treibende Kraft hinter einer effektiven Ausgabenanalyse, insbesondere bei der Datennormalisierung und -kategorisierung Chancenbewertung. GEP ist in diesem Zusammenhang führend und nutzt proprietäre KI-Algorithmen, um die Effizienz und Wirksamkeit der Ausgabenanalyse zu steigern.
Die Entwicklung prospektiver generativer KI dürfte diesen Wandel jedoch noch weiter vorantreiben, indem sie eine zusätzliche Nutzenebene schafft und das vorhandene Wissen erweitert.
Bisher erforderte die Gewinnung von Erkenntnissen aus Ausgabendaten Kenntnisse im Drag-and-Drop-Reporting und in Business-Intelligence-Tools. Mit generativer KI wird das Abfragen und Ableiten von Erkenntnissen aus Ausgabendaten noch einfacher, da Fachleute Fragen in natürlicher Sprache stellen können. So werden beispielsweise komplexe Fragen, wie die Ermittlung der größten Einsparungen in einer bestimmten Kategorie basierend auf einem Gebiet oder einer Geschäftseinheit, durch diese KI-gestützten Tools glaubwürdig und verständlich beantwortet.
Die ultimative logische Erweiterung dieses Fortschritts liegt in den prädiktiven Fähigkeiten. KI ermöglicht nicht nur die Identifizierung wahrscheinlicher zukünftiger Ausgabenmuster anhand historischer Daten, sondern nutzt auch Echtzeitdaten und andere Informationsquellen, um hochpräzise Prognosen für Nachfrage und Ausgaben zu liefern. Diese prädiktive Kompetenz ermöglicht es Beschaffungs- und Supply-Chain-Experten, datenbasierte Entscheidungen mit beispielloser Präzision und Weitsicht zu treffen.
Der Einfluss von KI auf die Beschaffung zeigt sich in ihrer Fähigkeit, riesige Datenmengen schnell zu erfassen und zu analysieren. Beschaffungsexperten können diese Fähigkeit nutzen, um die am besten geeigneten Lieferanten anhand von Faktoren wie Preis, Qualität und Nachhaltigkeit zu identifizieren. Algorithmen des maschinellen Lernens verbessern den Prozess zusätzlich, indem sie die Lieferantenleistung vorhersagen und so datenbasierte Entscheidungen bei der Lieferantenauswahl ermöglichen und gleichzeitig Risiken minimieren.
Im Grunde dreht sich die Beschaffung um zwei zentrale Fragen: „Von wem soll ich kaufen?“ und „Was werden sie mir berechnen?“ KI, insbesondere generative KI, spielt bei der Beantwortung dieser Fragen eine entscheidende Rolle. Die Technologie ermöglicht es Fachleuten, schnell die am besten geeigneten Lieferanten anhand spezifischer Kriterien zu ermitteln und so einen ehemals wochenlangen Prozess in eine einzige Chat-Sitzung zu verwandeln.
Über die Lieferantenauswahl hinaus hilft generative KI, den Ausschreibungsprozess zu optimieren, Lieferantenantworten zu analysieren und die beste Lieferantenkombination für optimale Preise und Liefersicherheit zu ermitteln.
Darüber hinaus kann KI die Zusammenarbeit mit Lieferanten beschleunigen, indem sie automatisch Ausschreibungsdokumente erstellt und fundierte Entscheidungen in der Vergabephase erleichtert. Durch die Nutzung historischer Daten und Echtzeit-Angebotsinformationen ermöglicht KI Fachleuten, Beschaffungsereignisse effizient zu verwalten, die Leistung von Lieferanten zu bewerten und sich an veränderte Anforderungen anzupassen.
Der Einsatz von KI ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf Lieferanten und ermöglicht ein umfassendes Verständnis aller relevanten Aspekte. Dies umfasst nicht nur die aktuell gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, sondern auch bestehende Verträge und Zertifizierungen, Leistungsbewertungen, Kundenzufriedenheit, Rechnungsgenauigkeit und Zahlungspünktlichkeit.
KI-basierte Lösungen ermöglichen es Experten, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, indem sie aussagekräftige Empfehlungen zur Lieferantenoptimierung liefern. Beschaffungsteams können Strategien zur Steigerung der Lieferanteneffektivität identifizieren oder Notfallpläne für potenzielle Risiken entwickeln. Die Analysefähigkeiten von KI spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewertung der Lieferantenleistung und berücksichtigen Faktoren wie Liefertreue und Erfolgsbilanz.
Generative KI kann den Onboarding-Prozess von Lieferanten deutlich verbessern, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie Datenprüfung, Dokumentenverarbeitung und Kommunikation automatisiert und beschleunigt. Mit KI-basierten Lösungen profitieren Lieferanten von einem optimierten Prozess, reduziertem manuellen Aufwand und schnelleren Durchlaufzeiten. Dies führt zu mehr Effizienz und einem reibungsloseren Onboarding-Prozess.
Im Risikomanagement ist KI unverzichtbar. Sie hilft, verschiedene Risikofaktoren im Zusammenhang mit Lieferanten, Handelspartnern und der Lieferkette zu verknüpfen. Durch die umfassende Bewertung und Überwachung von Risiken können Fachleute Schwachstellen bei Lieferungen und Lieferanten besser verstehen und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um potenzielle Störungen zu minimieren.
KI-gesteuerte Automatisierung kann im Falle von Lieferkettenstörungen alternative Lieferanten oder Lieferanten zweiter Ebene empfehlen. Diese Lieferanten werden vorab auf ihre Eignung geprüft. Diese Automatisierung rationalisiert den Prozess und ermöglicht es Fachleuten, schnell und effizient auf Herausforderungen in der Lieferkette zu reagieren.
Eine der wesentlichen Rollen von KI im Vertragsmanagement ist die Risikominimierung. KI kann sowohl Vertragsrisiken als auch Risiken in der Rechtssprache sowie Compliance-Probleme in Verträgen schnell identifizieren und sie mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen in Einklang bringen. Diese Fähigkeit ermöglicht Beschaffungs- und Rechtsteams, fundierte Entscheidungen zu treffen, potenzielle Fallstricke zu vermeiden und sichere und vorteilhafte Vertragsvereinbarungen zu gewährleisten.
Darüber hinaus ermöglicht KI Nutzern die umfangreiche Suche und Analyse von Verträgen. Teams können die Akzeptanz bestimmter Vertragsbedingungen in der Vergangenheit abfragen, Klauseln prüfen und die Leistung von Lieferanten anhand vereinbarter Servicelevel und Preise bewerten.
Mit generativer KI können Vertragsmanager übergreifende Abfragen durchführen und nahtlos und effizient auf Daten aus verschiedenen Quellen zugreifen. Diese Technologie ermöglicht es Beschaffungsexperten, schnell und präzise datenbasierte Entscheidungen zu treffen, was letztendlich den Vertragsmanagementprozess verbessert und zu besseren Geschäftsergebnissen führt.
Die Automatisierung von Bestellanforderungsgenehmigungen durch intelligente Workflow-Systeme mit KI beschleunigt und optimiert Beschaffungszyklen und ermöglicht optimierte und fehlerfreie Prozesse.
Maschinelles Lernen trägt maßgeblich zur Prognose des zukünftigen Bedarfs bei und führt zu einem verbesserten Bestandsmanagement. Dies gewährleistet die rechtzeitige Beschaffung wichtiger Artikel, reduziert Fehlbestände und Überbestände und steigert so die betriebliche Effizienz.
Generative KI bringt bemerkenswerte Innovationen in den geführten Einkauf. Durch die Umwandlung des Einkaufserlebnisses in eine interaktive Anfrageinteraktion, bei der Fragen und Antworten zu automatisch generierten, konformen Bestellanforderungen führen, können Beschaffungsteams eine maximale Vertragsauslastung und die Einhaltung von Geschäfts- und Budgetregeln sicherstellen.
Wenn Rechnungen nahtlos mit Bestellungen und Wareneingängen übereinstimmen, ermöglicht KI die automatische Zahlungsabwicklung, vereinfacht Routineaufgaben und sorgt für effiziente Zahlungszyklen.
Sollten jedoch Ausnahmen auftreten, kann KI diese mit der gleichen Sorgfalt wie ein menschlicher Experte bewältigen. Mithilfe von maschinellem Lernen kann KI Preis und Leistungserbringung anhand vordefinierter Toleranzen bewerten und fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob eine Rechnung zur Zahlung weitergeleitet werden soll oder weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Dieses intelligente Ausnahmemanagement, auch bekannt als Rechnungsabgleich, gewährleistet nicht nur Genauigkeit und Compliance, sondern reduziert auch manuelle Eingriffe und spart so Zeit und Ressourcen im Einkauf. Dank der Kompetenz von KI im Umgang mit Ausnahmen wird das Rechnungsmanagement effizienter, transparenter und anpassungsfähiger und ermöglicht so eine verbesserte Finanzkontrolle und operative Exzellenz.
Durch den Ausbau der Source-to-Pay-Funktionen und den Bedarf an effizienteren Kundenabläufen verschmelzen Source-to-Pay- und Supply-Chain-Prozesse. Die Integration dieser beiden wichtigen Funktionen wird zu einem wesentlichen Bestandteil der Beschaffungslandschaft.
KI spielt bei dieser Konvergenz eine zentrale Rolle, indem sie die Integrität einheitlicher Daten innerhalb einer einzigen Plattform nutzt. Die Fähigkeit von KI, insbesondere generativer KI, domänenübergreifende Daten umfassend zu analysieren und abzufragen, wandelt Informationen unternehmensweit in verwertbare Erkenntnisse um, unabhängig von individuellen Rollen.