In Programmen für das strategische Sourcing ist die Aushandlung von Einsparungen lediglich der Anfang. Ineffektive Vertrags-Compliance und -nutzung kann dazu führen, dass die schönen Einsparungen schnell ganz einfach ... verpuffen. Die GEP SMARTTM e-Procurement-Software ermöglicht nahtlose Verbindungen und Zusammenarbeit zwischen Beschaffung, Rechtsabteilung, Vertrieb und anderen Stakeholdern über den gesamten Vertragslebenszyklus - in einer intuitiven, einfach zu implementierenden und individuell konfigurierbaren Vertragsmanagement-Suite. Das erstklassige Lieferantenmanagement system von GEP SMART stellt sicher, dass Ihre hart erkämpften, günstigen Vertragsbedingungen stets in konkrete Einsparungen umgesetzt werden.
Mit GEP SMART können Sie Verträge in einem zentralen Repertoire, das sowohl die Vertragsverwaltung als auch die Verfolgung und Verwaltung von Leistung, Einsparungen und Compliance unterstützt, anlegen, zusammenfassen und gemeinsam bearbeiten.
Intelligent
INTUITIV
UMFASSEND
MOBIL
CLOUD-NATIV
BEST-IN-CLASS
LEISTUNGSTSARK
BAHNBRECHEND
VERTRAGSMANAGEMENT-SOFTWARE
Die Vertragsmanagement-Tools von GEP SMART bieten komplette unternehmensweite Funktionen für das Vertragsmanagement, von der ersten Anfrage bis hin zur langfristigen Aufrechterhaltung, Überwachung und Analyse der Leistung. Die Vertragsdaten fließen problemlos während des gesamten Vertragslebenszyklus, wodurch intelligentere und schnellere Arbeitsprozesse ermöglicht und zeit- und arbeitssparende Innovationen wie die automatische Dokumentenerstellung verstärkt genutzt werden.
Kollaborative Vertragserstellung
Umfassende Funktionen für Vertragserstellung und -genehmigung – vom gemeinsamen Redlining mit Stakeholdern und Lieferanten bis hin zu digitalen Unterschriften – beschleunigen den Prozess der Vertragserstellung.
Source-to-Pay-Integration
Erstellen Sie Verträge direkt aus Lieferantenangeboten bei jeder Maßnahme zur Bezugsquellenfindung. Fügen Sie ausgehandelte Preise und Bedingungen in Online-Kataloge ein, um einfache, konforme Einkäufe zu erleichtern und weitere Einsparungen zu erzielen.
Unternehmensweite Vertragsinformationen
Eine einzige Beschaffuns-Datenbank mit intuitiven Dashboards bietet vollständige Vertragstransparenz und zeigt die Vertragsnutzung und -einhaltung sowie die Leistungskennzahlen und den Risikostatus der Lieferanten an.
Intelligentes Vertragsarchv
Mit der robusten Freitext- und Zeichenfolgesuche der zentralisierten, webbasierten Vertragsdatenbank können Sie schnell alle vertragsbezogenen Informationen finden, die Sie benötigen – jederzeit, überall und von jedem Gerät aus.
WEITERE INFORMATIONEN
Mit den integrierten Berichten von GEP SMART können Sie die Vertragsabwicklung und die Einhaltung von Verträgen auf der Grundlage benutzerdefinierter Attribute leicht überwachen, um die Einhaltung in jeder Phase des Einkaufszyklus sicherzustellen.
Automatische Hinweise und Ereigniserinnerungen
Die automatischen Hinweise in GEP SMART, die vom Benutzer konfiguriert werden können, lösen zu wichtigen Zeitpunkten im Vertragslebenszyklus Aktionen aus, damit Sie Vertragsprüfungen, Verlängerungen oder Neuausschreibungen effektiv planen können.
Vertragsmanagement-Automatisierung – Vertragsrückläufer optimieren
Einen guten Vertrag auszuhandeln ist mühsam. Aber um das Beste daraus zu machen, ist noch mehr Arbeit erforderlich, denn zur Überprüfung seiner Nutzung und der Compliance der Lieferanten ist ständige Überwachung erforderlich. Erfolgt die Verfolgung auf herkömmliche Weise, kann dies nahezu unmöglich sein, und führt wiederum zu vergeblichen Mühen und verpassten Chancen.
Wie können Sie also erreichen, dass Ihre harte Arbeit wirklich Früchte trägt? Mit einer Vertragsmanagementplattform, die Ihren gesamten Vertragsmanagementprozess einfach automatisiert und Ihnen aufschlussreiche und praktikable Vertragsberichte liefert.
GEP SMART eContract Management bietet genau das, indem es Ihnen Zugang zu unternehmensweiten Vertragsinformationen verschafft und Sie sich das mühsame Durchsuchen von Unmengen historischer Datensätzen sparen können. Sie gewinnen eine nie dagewesene Kontrolle über alle Ihre Verträge in allen Kategorien und Regionen, dadurch dass die Leistung gemessen und Warnsignale angezeigt werden und Sie rechtzeitig über Vertragsverlängerungen benachrichtigt werden.
Vollständig integrierte, nativ eingebaute Funktionen für das Vertragsberichtswesen und Dashboards für Führungskräfte bieten eine unternehmensweite Rundum-Transparenz des Vertragsstatus. Die detaillierten analytischen Reporting-Tools von GEP SMART durchsuchen die Datenbank von GEP SMART und organisieren und präsentieren rasch alle Aktivitäten und Daten zu Ihren wichtigsten Verträgen.
Lösungen für die Vertragslebenszyklusverwaltung ( Contract Life Cycle Management- CLM) – Risiko minimieren, Wert maximieren
Ohne Zweifel spielen Verträge eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Beschaffungsprogrammen in Unternehmen. Allerdings ist es eine große Herausforderung, mehr Einsparungen zu erzielen, die Compliance zu verbessern und gleichzeitig das Unternehmen vor Risiken entlang der Lieferkette zu schützen. Dies kann zu einer erheblichen Belastung der Sourcing- und Einkaufsteams führen. Deshalb wurden anspruchsvolle Lösungen für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus entwickelt. Und doch verlassen sich viele Unternehmen nach wie vor auf veraltete, vor allem manuelle Vertragsmanagement-Anwendungen. Sie verzichten damit auf den Mehrwert, den moderne Vertragsmanagement-Technologie fast immer garantiert.
Die GEP SMART Vertragsmanagement-Software ist für die Verwaltung wichtiger Geschäftsinformationen, die Verbesserung der Vertragstransparenz und die Stärkung des Risikomanagements maßgeschneidert. Sie ist sowohl Vertragsarchiv als auch eine kollaborative, sichere Workflow-Lösung zum Erstellen und Verwalten von Verträgen. Dadurch ermöglicht sie die komplette Verwaltung von Vertragsdokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus und stellt sicher, dass Sie keine Gelegenheit verpassen, einen größeren Mehrwert zu schaffen.
Sie haben folgende Möglichkeiten
Migrieren Sie Verträge nahtlos aus bestehenden ERP- oder Vertragsmanagementsystemen.
Beschleunigen Sie Vertragsverwaltung und -genehmigung durch digitale Signaturen.
Bearbeiten und überprüfen Sie Verträge durch vollständige Einbindung von Microsoft Word.
Binden Sie Bedingungen und Konditionen umgehend in vorgeprüfte Klauselbibliotheken ein.
Vereinfachen Sie die Vertragserstellung mit Audit-Tracking und Versionskontrolle.
Nutzen Sie Dashboards für Führungskräfte für eine unternehmensweite Rundum-Transparenz des Vertragsstatus.
1000
New Contracts Per Month
$50
Billion In Spend 140 Countries
10,000+
Vendors Across Multiple Countries
Warum GEP SMART?
Die durchgängigen Funktionen von GEP SMART bieten alle Vorteile einer erstklassigen Vertragsmanagement-Software und vereinfachen den Prozess der Vertragsanbahnung, -genehmigung, -verhandlung und -verwaltung. Das Ergebnis: Es gibt keine Prozessverzögerungen und Störungen in der Vertragspipeline, wodurch eine einfachere, schnellere und effektivere Vertragsabwicklung und -verwaltung mit verbesserter Compliance und besseren Ergebnissen möglich wird.
Und da unsere eContract-Management-Funktion bereits in einer größeren, einheitlichen Sourcing- und Beschaffungs-Softwareplattform enthalten ist, verfügt GEP SMART über einzigartige Möglichkeiten, Beschaffungsteams bei der Optimierung der Compliance in allen Bereichen des Einkaufszyklus zu unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Die GEP SMART Vertragsmanagement-Software gibt Benutzern die vollständige Kontrolle über den Vertragsverwaltungsprozess. Dazu gehört auch die Erstellung von Verträgen, die gemeinsame Nutzung und die Überprüfung durch die beteiligten Personengruppen. Das Verfassen und Erstellen von Verträgen in GEP SMART ist dank der Einbindung von Microsoft Word extrem benutzerfreundlich. Außerdem gibt es die Möglichkeit, bestehende Verträge zu kopieren, Klauseln aus einer Klauselbibliothek hinzuzufügen, Vertragsvariablen einzubeziehen und nachfolgende Änderungen zu bearbeiten und zu speichern.
Ja. GEP SMART kann als Repository für frühere und aktuelle Verträge dienen. In der Tat ist GEP SMART eine intelligente Vertragsverwaltungslösung, die noch einen Schritt weiter geht und in Echtzeit über den Vertragsstatus, vom bevorstehenden Ablauf bis zur Verlängerung, informiert. Die Software hält Sie zudem über die Vertragsleistung auf dem Laufenden – mit Hinweisen auf leistungsstarke Verträge und solche, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
Absolut. GEP Software ist eine einheitliche Procurement-Plattform. Dies bedeutet, dass die gesamte Source-to-Pay-Funktionalität nahtlos miteinander verbunden ist. Auktionen hosten, erfolgreiche Gebote automatisch in Verträge umwandeln, Vertragsmanagement- und Lieferantenmanagementprozesse initiieren – all das ist mit GEP SMART möglich.
Die umfassenden Verfolgungs- und Berichtsfunktionen von GEP SMART helfen, die Einhaltung von Verträgen und deren Nutzung zu verbessern. Dazu gehören die Verfolgung von Bestellungen und Verträgen sowie Berichte über Preisabweichungen oder andere Faktoren zwischen Vertrag und Rechnung. Die Plattform kann auch dabei helfen, die Lieferantenleistungen zu analysieren und vertraglich vereinbarte und tatsächliche Lieferfristen zu verfolgen. Ausgabenanalyse, strategische Beschaffung, Vertragsverwaltung, Lieferantenmanagement und P2P helfen dabei festzustellen, was von wem, von welchen Lieferanten und zu welchem Preis eingekauft wird. Gleichzeitig geben sie Aufschluss darüber, ob die Verträge von den Einkäufern auch tatsächlich genutzt werden.
Sicher. Unser Team wird Ihnen dabei helfen, Ihr ERP- oder Vertragsmanagementsystem in GEPSMART einzubinden, damit bestehende Verträge migriert werden können.
Ja. Wir können gemeinsam mit Ihnen eine individuell konfigurierte Schnittstelle erstellen, die jeden in GEP SMART abgeschlossenen Vertrag automatisch für Ihr ERP-System erfasst.
Ja. GEP SMART unterstützt den Vertragsabschluss durch autorisierte digitale Signaturen und reduziert so den Papieraufwand, verbessert die Prozesseffizienz und beschleunigt die Abläufe von der Ausschreibung bis zum Vertrag.
Das GEP SMART Vertragsmanagement berücksichtigt sowohl interne als auch externe Stakeholder und ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung, Zugriffskontrolle, Redlining, Check-out/Check-in, Versionskontrolle, direkten Vergleich im Parallelmodus, Genehmigungsrouting und anwaltliche Prüfungen. Lieferanten haben ebenfalls Zugang zu diesen Bearbeitungs- und Überprüfungsfunktionen, um Verträge bei Bedarf ändern zu können. Alles wird für einen vollständigen Überwachungspfad aufgezeichnet, mit vollständiger Protokollierung und nicht-destruktiver Bearbeitung.
Die Vertragsdokumente werden sicher auf der Microsoft Azure-Cloud-Plattform in einem zentralen Speicher aufbewahrt, auf den jederzeit, überall und auf jedem Gerät zugegriffen werden kann. Microsoft Azure – auf dem GEP SMART nativ basiert – ist eine branchenführende Cloud-Plattform, welche die Sicherheit der Benutzerdaten gewährleistet. Modernste Verschlüsselung, Kryptographie und Datenbankinfrastrukturen sorgen dafür, dass Ihre Daten immer sicher sind, ganz egal, wo sie gehostet werden oder wo auf sie zugegriffen wird.
So viele Sie wollen. Die GEP SMART-Plattform setzt keine Limits für die Anzahl der Vertragsdokumente, die Sie erstellen oder speichern können.
GEP SMART ermöglicht es Vertragsinhabern und anderen Nutzern mit gültigen Berechtigungen, einem Vertrag Benachrichtigungen hinzuzufügen und bestimmten Gruppen von Stakeholdern diese Benachrichtigungen je nach erreichten Meilensteinen im Vertrag zukommen zu lassen. Da es kein Limit für die Anzahl der Benachrichtigungen oder die Anzahl der Personen gibt, die sie erhalten können, können Sie verschiedenen Gruppen erlauben, unterschiedliche Nachrichten zu verschiedenen Zeiten zu erhalten. Mit dieser Flexibilität können Sie den Vertrag im Zentrum der Lieferantenbeziehung halten und die Nutzung, Einhaltung und Realisierung der Einsparungen, die der Vertrag bringen soll, maximieren.
