Die beste Beschaffungssoftwarelösung – unterstützt durch KI

Beschaffungssoftware ist eine Geschäftsanwendungssoftware, die den Beschaffungsprozess in Unternehmen rationalisiert und automatisiert. Sie wird auch als Purchase-to-Pay- oder P2P-Software bezeichnet.

Beschaffungssoftware optimiert den gesamten Beschaffungszyklus von Unternehmen, von der Anforderung bis zur Zahlung, und unterstützt sie bei der effektiven Steuerung ihrer Beschaffungsprozesse und Einkaufsaktivitäten.

Beschaffungssoftware as a Service (SaaS) bezeichnet das Bereitstellungsmodell einer bestimmten Beschaffungssoftware, die in der Cloud gehostet und Nutzern oder Unternehmen über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Das SaaS-Modell bedeutet, dass Unternehmen die Beschaffungssoftwareplattform im Rahmen eines Abonnements nutzen.

Das System bietet erweiterte Beschaffungsfunktionen ohne umfangreiche lokale Infrastruktur oder hohe Vorlaufkosten. Gleichzeitig sorgt der Anbieter oder Lieferant der Beschaffungssoftware für kontinuierliche Softwareverbesserungen und -aktualisierungen.

Die Beschaffungssoftware GEP SMART lässt sich nahtlos in alle gängigen ERP- und Backoffice-Systeme integrieren und optimiert und automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess – von der Ausgabenanalyse und strategischen Beschaffung über das Vertrags- und Lieferantenmanagement bis hin zur Einsparungsverfolgung. Die Software ist cloudbasiert und bietet unübertroffene Flexibilität, Sicherheit und Skalierbarkeit durch eine einheitliche, benutzerfreundliche digitale Plattform, die Akzeptanz und Produktivität steigert.

GEP SMART ist eine einheitliche Source-to-Pay-Beschaffungssoftware. Das bedeutet, dass sie im Gegensatz zu eigenständigen Beschaffungstools alle wichtigen Funktionen – Ausgabenanalyse, Einsparungsverfolgung, Beschaffung, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und Procure-to-Pay – auf einer einzigen Plattform vereint und so die Automatisierung und den reibungslosen Datenaustausch über alle Betriebsabläufe hinweg ermöglicht.

Ja. Die GEP SMART Beschaffungssoftware ist mit jedem F&A- oder Backend-ERP-System wie SAP und Oracle kompatibel. Sie lässt sich sowohl in lokale Software als auch in Cloud-basierte ERP-Systeme problemlos integrieren.

Die Implementierungszeit der GEP SMART Procurement Suite hängt direkt von der Komplexität und dem Umfang der Kundenaktivitäten ab. Zu den wichtigsten Aspekten, die die Implementierungszeit maßgeblich beeinflussen können, gehören die Anzahl der Nutzer (die die Plattform nutzen), die geografischen Standorte (die Plattform wird länderübergreifend genutzt) und die Anzahl der Funktionen (die die einheitliche Source-to-Pay-Plattform ermöglicht).

Im Gegensatz zu anderen Plattformen, die nicht auf Benutzerfreundlichkeit optimiert sind und deren Navigation komplex ist, bietet GEP SMART eine durch und durch benutzerfreundliche und leicht zu navigierende Benutzeroberfläche. Das intuitive Design und die intelligenten Schnittstellen unterstützen schnelles Lernen und die Akzeptanz und reduzieren den Schulungsaufwand auf ein Minimum. Erfahren Sie mehr über das benutzerzentrierte Design von GEP SMART.

Die GEP SMART-Plattform bietet vielfältige Anpassungsmöglichkeiten. Sie lässt sich an kundenspezifische Anforderungen und Anwendungsfälle anpassen. Unsere Technologieexperten verstehen Ihre Geschäftsanforderungen und erstellen die notwendigen Konfigurationen und Workflows zur individuellen Anpassung von GEP SMART.

GEP SMART is designed to make working with customers a seamless experience. Here are its top three benefits to suppliers:
Single version of the truth: Suppliers and customers log in to the same system ensuring everyone gets the same view of the truth.
Self-service portal: Suppliers can easily update profile and/or product information, participate in sourcing events, perform negotiations and issue invoices, among a host of other actions.
Better interaction: Transparent buyer-supplier information exchange improves collaboration and promotes stronger business partnerships.

GEP SMART basiert auf der marktführenden Microsoft Azure Cloud-Plattform. Diese bietet unübertroffene Datensicherheit, Skalierbarkeit, Reaktionsfähigkeit, Verfügbarkeit und Leistung sowie einfache Implementierung und zeitnahen, erstklassigen Wartungssupport und trägt so zur Effizienz Ihres Beschaffungsprozesses bei.

GEP SMART kanalisiert die gesamte transformative Kraft neuer und aufstrebender digitaler Technologien wie Künstliche Intelligenz, Blockchain, RPA, Big Data Analytics und IoT, um Höchstleistungen und herausragende Ergebnisse zu erzielen.

KI-gestützte Beschaffungssoftware kombiniert Vorteile wie Vorhersagekraft, intelligente Automatisierung und präskriptive Empfehlungen und sorgt so für mehr Effizienz, mehr Einblicke und mehr Wert im gesamten Beschaffungszyklus. Zu den wichtigsten Funktionen einer effektiven KI-gestützten Beschaffungslösung gehören:

Predictive Analytics: KI-Algorithmen analysieren Ausgabenmuster, um zukünftige Nachfrage, Preise, Budgetbedarf und Versorgungsrisiken im Voraus zu prognostizieren und so intelligente Just-in-Time-Entscheidungen zu treffen.

Automatisierter Workflow: KI-Bots übernehmen umfangreiche, regelbasierte Aufgaben in den Prozessen der Anforderungs-, Bestell- und Rechnungsbearbeitung und entlasten so automatisch Mitarbeiter.

Intelligente Suche: Natürliche Sprachverarbeitung und Bilderkennung durch KI erleichtern die Suche und den Vergleich von Waren/Dienstleistungen, um die besten Verträge zu finden.

Lieferantenrisikobewertung: KI bewertet Lieferantenrisiken anhand von Parametern wie finanzieller Gesundheit, regulatorischer Compliance und Marktereignissen zur Risikominimierung.

Vertragslebenszyklusmanagement: KI verfolgt Vertragsmeilensteine, analysiert vergangene Vereinbarungen und gibt Empfehlungen zur Optimierung von Konditionen und Preisen für Verlängerungsverhandlungen.

Optimierte mobile Zugänglichkeit: KI ermöglicht intuitive mobile Apps, die es Nutzern erleichtern, Bestellanfragen zu genehmigen, Bestellstatus abzufragen und mit intelligenten Bots zu chatten, um die Beschaffung in Echtzeit zu unterstützen.

Benutzerfreundliche Oberfläche: KI-optimierte Oberflächen wie flexible Dashboards, interaktive Berichte, Sprachbefehle und Chatbots sollen eine unkomplizierte Navigation ermöglichen.

Eine Beschaffungsplattform ist eine Komplettlösung, die Unternehmen bei der Optimierung und Verwaltung ihrer Beschaffungsprozesse unterstützt. Fortschrittliche Beschaffungszentren nutzen fortschrittliche digitale Umgebungen, die Beschaffungsaktivitäten – von der Lieferantensuche bis hin zur Einkaufsabwicklung und -analyse – vereinheitlichen und vereinfachen. Dank KI-gestützter Funktionen können Beschaffungsplattformen zudem Prozesse wie Angebotsverhandlungen und Transaktionsabwicklung automatisieren und beschleunigen. Unternehmen können Beschaffungstechnologie nutzen, um wiederkehrende manuelle Aufgaben und Fehler im gesamten Source-to-Pay-Zyklus (S2P) drastisch zu reduzieren und gleichzeitig Kosten zu senken. Zu den weiteren Funktionen einer Beschaffungsplattform gehören Lieferantenmanagement, Beschaffung, Auftragserstellung und -verfolgung sowie Datenreporting.

Automatisierte Beschaffungssoftwaresysteme bieten gegenüber herkömmlichen Systemen entscheidende Vorteile. Dank schnellerer Reaktionszeiten und intelligentem Workflow-Management können sie manuelle Arbeiten durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben drastisch reduzieren. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen durch die Vermeidung von Fehlern und die Identifizierung von Kostensenkungsmöglichkeiten. Automatisierte Beschaffungssoftware wie GEP SMART bietet Echtzeit-Einblicke in Ausgabenmuster und Lieferantenleistung und erhöht so die Transparenz im gesamten Beschaffungsbereich.

Dank umfassender Verbesserungen sind automatisierte Beschaffungssoftwaresysteme skalierbar und können mit wachsendem Geschäftsvolumen steigende Volumina bewältigen – und bieten so eine umfassende Lösung für die Komplexität moderner Beschaffung.

Die Beschaffungsplattform von GEP zeichnet sich durch ihr umfassendes Angebot an Beschaffungslösungen aus, die typischerweise internationale Lieferanten und Transaktionen in mehreren Währungen unterstützen. Zu den wichtigsten Funktionen, die dies ermöglichen, gehören:

1. Globales Lieferantenmanagement: Die GEP-Plattform ermöglicht Unternehmen die Verwaltung von Lieferanten aus verschiedenen Ländern und stellt die Einhaltung lokaler Vorschriften und Standards sicher.

2. Unterstützung mehrerer Währungen: Die Beschaffungssoftwareplattform GEP SMART ist für die Abwicklung von Transaktionen in mehreren Währungen konzipiert, was für global agierende Unternehmen unerlässlich ist. Diese Funktion trägt zur Optimierung von Beschaffungsprozessen und Finanzberichten bei.

3. Integration mit Finanzsystemen: Die GEP-Plattform lässt sich problemlos in bestehende Finanzsysteme integrieren, um Währungsumrechnungen zu verwalten und präzise Finanzdaten in verschiedenen Regionen sicherzustellen.

Die Beschaffungssoftware von GEP gewährleistet Compliance durch die Zentralisierung von Beschaffungsaktivitäten, die Durchsetzung rollenbasierter Zugriffskontrollen und die Automatisierung von Compliance-Prüfungen. Die zentralisierte Plattform gewährleistet die Versionskontrolle, automatisierte Genehmigungsprozesse und ermöglicht eine detaillierte Kontrolle des Benutzerzugriffs. Automatisierte Prüfungen verifizieren Transaktionen in Echtzeit, während umfassende Berichte und Analysen Compliance-Kennzahlen verfolgen und potenzielle Probleme identifizieren. Durch die Nutzung dieser Funktionen unterstützt das Beschaffungstool von GEP Unternehmen dabei, Compliance einzuhalten, Risiken zu minimieren und die Beschaffungseffizienz insgesamt zu verbessern.