Manuelle Beschaffungsprozesse sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Dies führt zu ineffizientem Einkauf, nicht konformen Ausgaben und verpassten Einsparmöglichkeiten.
Die KI-gestützte GEP QUANTUM-Plattform GEP SMART Procure-to-Pay (P2P) automatisiert und optimiert den gesamten Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende. Dadurch werden Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert. GEP SMART bietet vollständige Transparenz, fördert die Zusammenarbeit und bietet eine intuitive Benutzererfahrung mit fortschrittlichem Intake-Management, das sowohl Gelegenheits- als auch Beschaffungsnutzer durch einen reibungslosen Einkaufsprozess führt.
Procure-to-Pay-Software
Kernfunktionen für optimierte Beschaffung
Die umfassende P2P-Funktionalität von GEP SMART deckt den gesamten Einkaufsprozess ab. Die Implementierung ist einfach und schnell, bietet hervorragende Integrationsmöglichkeiten für bestehende Systeme, ein ansprechendes Design und minimalen Schulungsaufwand für Benutzer aller Erfahrungsstufen.
Rechnungsautomatisierung
Automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess für ein berührungsloses Erlebnis. Erfassen und extrahieren Sie Rechnungsdaten, um die Genauigkeit zu verbessern. Stellen Sie mit N-Wege-Abgleich globale Compliance und Rechnungsgenauigkeit sicher und verwalten Sie den Cashflow für reibungslosere Abläufe.
Zahlungsmanagement
Optimieren Sie elektronische Zahlungen, unterstützen Sie die wichtigsten Zahlungsmethoden (einschließlich virtueller Karten) und ermöglichen Sie schnelle und genaue Zahlungen an Lieferanten, um die Betriebskapitalkosten zu minimieren, dynamische Rabatte zu nutzen und den Cashflow zu optimieren.
Compliance und Betrugserkennung
Stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher und interner Anforderungen sicher und verhindern Sie gleichzeitig Betrug durch fortschrittliche Algorithmen und Analysen. Nutzen Sie die neuesten virtuellen Kartenfunktionen, um die Sicherheit zu erhöhen und sensible Finanzdaten zu schützen.
Budgetverwaltung
Erstellen und verwalten Sie Budgets, die auf die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind, überwachen Sie sie mit Auslastungskontrollen, verfolgen Sie den Verbrauch und integrieren Sie sie in jedes ERP-System, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Genauigkeit und finanzielle Compliance sicherzustellen.
Bestands- und Lagerverwaltung
Erhalten Sie Echtzeit-Bestandstransparenz durch eine zentrale Lösung zur Optimierung von Warenverbrauch, Einkaufsplanung, Auftragserfüllung und Wareneingang. Sorgen Sie für eine effektive Beschaffung von Direktmaterial und MRO (Wartung, Reparatur, Betrieb).
Erreichen Sie mehr mit der GEP SMART Procure-To-Pay-Software
- Automatisieren Sie nachgelagerte Prozesse. Reduzieren Sie Bearbeitungszeit, Aufwand, Fehler und Papierkram.
- Analysieren Sie Ausgabenmuster nach Kategorie, Lieferant oder Region. Identifizieren Sie neue Einsparmöglichkeiten.
- Wandeln Sie abgeschlossene Auktionen und andere Beschaffungsereignisse mit wenigen Klicks direkt in Anforderungen um.
- Erstellen Sie Ausschreibungen mit großen Mengen oder hohem Wert und wandeln Sie diese in Beschaffungsereignisse um.
- Konfigurieren Sie Waren nach Warengruppe. Generieren Sie Teil- oder Vollbelege mit verschiedenen Abgabe- und Zuordnungsoptionen.
- Führen Sie ein zuverlässiges Prüfprotokoll. Erfassen Sie relevante Daten während des gesamten Rechnungslebenszyklus.
Wichtige Unterscheidungsmerkmale für nachhaltigen Wert
Beschaffungsorchestrierung
Erleichtern Sie die durchgängige Orchestrierung von S2P-Workflows und der Lieferkette mit einer umfassenden Beschaffungslösung, die strategische und operative Ergebnisse fördert. Nutzen Sie autonome Beschaffung, um Benutzeranfragen an den optimalen Kanal weiterzuleiten und so Transparenz, ein optimales Benutzererlebnis und hohe Compliance zu gewährleisten.
Starke direkte Materialkompetenz
Erhalten Sie Einblick in Fertigung, Qualitätskontrolle, lieferantengesteuerte Lagerbestände, Lagerabläufe, Stücklistenverwaltung und erweiterte Versandbenachrichtigungen. Ermöglichen Sie eine nahtlose Zusammenarbeit mit Lieferanten während des gesamten Produktlebenszyklus, um Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und Innovationen zu fördern.
Konfigurierbarer Workflow
Nutzen Sie einfache Drag-and-Drop-Tools, um flexible Workflows zu erstellen, die sich ohne großen IT-Support an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Dieser Ansatz verbessert die Transparenz und beschleunigt die Reaktion. Nutzen Sie einen personenbasierten Ansatz, um effektive Workflows zu fördern, die Transparenz zu verbessern und schnelle Reaktionen für optimale Ergebnisse zu erzielen.
Robuste ESG-Compliance
Arbeiten Sie mit nachhaltigen Lieferanten zusammen, um die Compliance im gesamten P2P-Bereich sicherzustellen. Die Weiterleitung erfolgt automatisch an diejenigen, die die Standards Ihres Unternehmens erfüllen. Erhalten Sie vollständige Transparenz, legen Sie Basiswerte fest, definieren Sie Ziele und verwalten und berichten Sie effizient über die ESG-Leistung, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Erweiterte KI, Analyse und Berichterstattung
Verfolgen Sie KPIs, identifizieren Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Prozessverbesserung und erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte mithilfe generativer KI und leistungsstarker Analysen, um Einblick in die Beschaffungsleistung und Lieferantenkennzahlen zu erhalten.
Globale Rechnungskonformität
Nutzen Sie ein fortschrittliches, offenes E-Rechnungsnetzwerk, um die globale E-Rechnungs-Compliance zu gewährleisten und gleichzeitig Geschäftsprozesse zu optimieren. So erfüllen Sie Rechnungsvorschriften und lokale Steueranforderungen. Nutzen Sie die Wissensdatenbank zu lokalen gesetzlichen Bestimmungen, um die Compliance sicherzustellen und das Risiko der Geschäftskontinuität zu reduzieren.
Häufig gestellte Fragen
Die GEP SMART P2P-Software bietet Nutzern die Flexibilität, Genehmigungsabläufe individuell zu konfigurieren. Alle Genehmiger (seriell, parallel und Pool) sowie die automatischen Genehmigungen werden durch eine Kombination von Variablen bestimmt. Der Bestellanforderungs- und Genehmigungsprozess kann vereinfacht werden, indem katalogbasierte Bestellanforderungen mit geringem Risiko und geringem Wert direkt an vorab genehmigte Lieferanten weitergeleitet und andere Bestellanfragen an zuständige Mitarbeiter gesendet werden.
Ja – die Procure-to-Pay-Lösung von GEP SMART verfügt über interaktive Dashboards, die die Verfolgung offener und erfüllter Bestellungen auf jeder Ebene in einer einzigen praktischen Ansicht ermöglichen, unabhängig davon, ob Bestellanforderungen beigefügt sind.
Ja – GEP SMART kann einen mehrseitigen Rechnungsabgleich durchführen und so Probleme lösen, die zu Rechnungsausnahmen führen könnten. Lange bevor Rechnungen die Kreditoren erreichen, führt GEP SMART Änderungsrechnungs- und Änderungsauftragsprozesse durch, um Preis- oder Mengenänderungen effektiv zu berücksichtigen. Da Rechnungsform und -zusammensetzung keinen Einfluss auf den Prozess haben, kann GEP SMART Rechnungen verarbeiten, unabhängig davon, ob sie ohne Auftrag, auf Papier oder per E-Mail eingereicht werden.
Ja – Lieferantenbeziehungsmanagement ist eine wichtige Funktion der GEP SMART Beschaffungsplattform. GEP SMART unterstützt Nutzer bei der Leistungsüberwachung und der proaktiven Pflege besserer Lieferantenbeziehungen. Das Lieferantenbeziehungsmanagement auf GEP SMART ermöglicht den Aufbau robuster Governance-Strukturen, die Implementierung geeigneter Modelle zur Lieferanteneinbindung und die Teilnahme an einer Reihe fokussierter, gemeinsamer Aktivitäten. Nutzer können außerdem Aktionspläne definieren, Stakeholder zuweisen und die Ergebnisse der Lieferanteneinbindung messen.
Einzelne P2P-Tools können oft nicht alle Prozesse des S2P-Zyklus effizient miteinander verknüpfen, was die Zusammenarbeit behindert und den Workflow behindert. GEP SMART hingegen ist weit mehr als eine Procure-to-Pay-Plattform. Es handelt sich um eine umfassende, einheitliche Source-to-Pay-Beschaffungsplattform mit P2P als integralem Bestandteil. GEP SMART ermöglicht Unternehmen die Optimierung und Automatisierung ihres gesamten S2P-Prozesses, einschließlich Ausgabenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, P2P, Einsparungsverfolgung und vielem mehr.
Basierend auf den anzuwendenden Geschäftsregeln ermöglicht GEP SMART Benutzern das einfache Ändern, Rückziehen und Modifizieren von Bestellungen. GEP SMART lässt sich vollständig an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Ihre Richtlinien und Prozesse vollständig in die Software integrieren – und die Beschaffungsexperten von GEP unterstützen Sie zudem bei der Entwicklung von Best-Practice-Richtlinien von Grund auf.
GEP SMART bietet Ihnen die Flexibilität, die Rechte und Berechtigungen jedes Benutzers zu steuern. So können Sie Benutzern die Erstellung oder Genehmigung von Bestellanfragen erlauben oder untersagen. Darüber hinaus können Sie die Genehmigungshierarchie für Bestellanfragen entsprechend Ihrer Organisationsstruktur individuell konfigurieren und bei Bedarf später anpassen.
Ja, Sie können eine Anfrage erstellen, um unabhängige Anbieter über GEP SMART zu kontaktieren und diese vor der Bearbeitung einer Genehmigungshierarchie zu unterziehen. Üblicherweise empfiehlt es sich jedoch, mit vorab genehmigten Anbietern zusammenzuarbeiten, um den Einkauf außerhalb des Vertrags zu begrenzen. Dennoch kann eine Ad-hoc-Anfrage wettbewerbsfähig beschafft werden, um optimale Ergebnisse zu erzielen, da Anfragen jederzeit zur Ausschreibung eingereicht werden können.
Wenn Genehmiger Anforderungen nicht innerhalb der vorgegebenen Frist genehmigen oder ablehnen, erhalten sie systemgenerierte Erinnerungen. Reagieren sie nicht auf diese Benachrichtigungen, kann der Antragsteller die Anforderung entweder zurückziehen und stornieren oder sie nach Auswahl eines anderen Genehmigers erneut einreichen. Die GEP SMART Procure-to-Pay-Software kann außerdem so konfiguriert werden, dass Genehmigungen an andere Mitglieder des Genehmigungspools weitergeleitet werden.
Ja. Workflows der GEP SMART Procure-to-Pay-Software können hierarchisch, parallel oder als Pool-Workflow konfiguriert werden. Dies ähnelt der Konfiguration von Genehmigungen je nach Wert, Kategorie, Region und Geschäftsbereich. Diese Workflows können dann auf Bestellanforderungen und/oder Bestellungen angewendet werden und können je nach Unternehmensanforderung variieren.
Ja. Die Procure-to-Pay-Software GEP SMART umfasst umfassende Benutzerrollen. Das bedeutet, dass die Software Ihre Identität erkennt, Genehmigungen automatisiert und Anforderungen und Bestellungen ohne manuelle Eingriffe mit Buchhaltungs- und anderen Codes füllt.